各系（部）、中心（部）及有关单位：

　　为了推进我院档案工作的规范化、制度化管理，确保我院2019年档案归档工作的顺利完成，更好地为学院各项工作及师生服务，按照《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局27号令）及《西安交通大学城市学院档案管理办法》（西交城〔2017〕51号）、《西安交通大学城市学院关于文件材料立卷归档的规定》（西交城〔2017〕52号）的相关要求，现将有关事宜通知如下：

　　一、 归档范围

　　学院教学、科研、管理工作等各项活动中形成的凡是记载和反映学院主要职能活动、具有保存和利用价值的各种类型和载体形式（纸质、照片含校园风光照、磁盘等）的文件材料和实物均应归档保存。要重视收集在重大活动、会议（如全院性活动、各项检查评估等）中形成的重要文件材料、协议合同、领导讲话稿以及领导题词、照片、录像等声像材料。

　　二、 归档时间

　　（一）2018年各职能部门形成的文件材料立卷归档工作应在2019年5月30日前完成,往年应归未归文件材料参照2019年归档时间表（各部门归档时间详见附件4）；

　　（二）科研类、仪器设备类、基建类等专题性、成套性档案应当在项目完成后三个月内归档；

　　（三）重大活动类档案应当在活动结束后两个月内归档；

　　（四）2019届毕业生的学籍档案最迟应在2019年9月30日以前完成；

　　（五）2019年度的声像、实物档案应随时产生随时移交。

　　三、  归档要求

　　（一）请各单位分管档案工作的领导高度重视本部门的立卷归档工作，切实加强对本单位档案工作的领导，认真查验归档文件材料是否齐全、完整、准确，严把质量关；各单位专门档案员认真做好平时预立卷工作，合理分类，安全存放，切实履行档案工作职责，做好本单位档案材料的归档工作。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

　　（二）学院实行文件材料由部门立卷归档的制度，各归档部门应将归档的文件材料按照立卷方法和要求组成案卷（各类别综合类档案以件为单位进行组件，按规定的保管期限进行分类）。卷内文件要逐页编号，用打号机打在每页的右下角，号码用三位数表示（001、002等），并填写卷内目录（放在卷首）及卷内备考表（放在卷尾），案卷用燕尾夹夹住，经本部门领导审核后移交给档案室。 （见附件2）

　　（三）按档案“双套制”管理原则，纸质归档材料如有电子版，电子版一并归档，归档的电子文件与纸质文件内容一致，要以该文件的题名来命名。

　　（四）声像档案、实物档案标明事由或事件名称、时间、地点、人物等。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档，主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。实物档案可实行异地保管，进行异地保管编号、保管地点、保管人、电子版等信息登记。

　　（五）归档文件须为原件，有落款时间、单位、公章等重要信息；编有发文字号的文件须附领导签发和批示的发文稿纸。如无原件的，应在复印件上加盖单位印章归档。

　　（六）各类档案要遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，使文件便于保管与利用。各归档单位应按文件形成的部门、时间排列。密不可分的文件材料应放在一起归档，其排列顺序为：批复在前，请示在后（请示和批复一般情况下缺一不可，如有特殊原因，须说明具体情况。）正件在前，附件在后（正文和附件须齐全完整，一份不少）；印件在前，定稿在后；定稿在前，重要修改稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。

　　（七）收文中含有对我院表彰的文件，须附上我院的上报材料；若含有被转发的文件，正文和转发文均须归档。

　　（八）2019届毕业生的的学籍卡、成绩表应加盖教学服务中心、各系公章；含有教学中心负责人、审核人签字章；指导教师、学生的签字；学位证书号、毕业证书号等重要信息，以上重要信息必须全部齐备。

　　（九）归档单位向档案室移交档案材料时须填写案卷移交目录，档案室工作人员根据移交目录清点核对，并检查电子文件与对应的纸质档案的一致性后，履行签字手续。（见附件3）

　　四、 移交地点、联系人及电话

　　在档案收集、整理、编目、移交工作中如有任何疑问，请及时与档案室联系，我们将提供具体的业务咨询和指导。

　　（一）党群类、行政类、基建类、财务类档案 联系人：王老师

　　（二）教学类、科研类、外事类、设备类档案 联系人：严老师

　　（三）声像类、实物类、出版类档案   联系人：鲁老师

　　地点：行政楼102室       联系电话：86654246

　　附件1:

　　1.《西安交通大学城市学院文件材料归档基本流程图》

　　2.卷内目录及卷内备考表

　　3. 案卷移交目

　　4.各部门归档时间表

西安交通大学城市学院

　　2019年3月4日